一、邮件地址下载并解压缩后，由于每一个地址文件都很大，必须将其分割成多个文件，以适合群发软件的发送要求，一般群发软件每次每文件发送数量以1-10万为宜。推荐采用[ 邮件列表管家]来对 地址文件进行分割处理。它可将很大的地址文件按要求分割成指定数量的多个小文件，也可将多个小文件合并为一个大文件，并可去除重复的邮件地址。
二、群发邮件时，最好将属于同一个服务器的邮件地址整理成一个地址文件列表，然后再进行发送。如可将x@21cn.com的所有邮件地址先整理成一个文件后再发送，这样发送速度会提高很多。推荐[电邮列表管理器] Mail list management，它可从一个混杂的邮件地址列表中将指定的服务器、国家等邮件地址分离出来，还可对邮件地址进行排序、去除错误的邮件地址等多种强大功能。
三、每一个邮件地址不一定是永久有效的，如国内很多网站的免费邮箱，如果连续三个月不使用网站就要删除，因此最好把所拥有的邮件地址过一个时期进行一次检查校验，去除失效的邮件地址。最为有效的方法就是采用在线校验。[邮件在线校验器] Advanced Mail list Verify 是一款非常不错的邮址在线校验软件，它采用模拟向被校验邮箱发信，而实际上又并没有发出的方式来对检查邮件地址的存在与否，而且速度很快。（这三款软件在 邮件列表管理软件 里面下载 ）
四、群发邮件时，一定要注意邮件主题和邮件内容的字词书写，很多网站的邮件服务器为过滤垃圾邮件设置了常用垃圾字词过滤，如果邮件主题和邮件内容中包含有如：大量、宣传、钱等字词，服务器将会过滤掉该邮件，致使邮件不能发送成功。 因此在书写邮件主题和内容时应尽量避开你心目中认为的有垃圾字词嫌疑的文字和词语，才能顺利群发出邮件。
五、由于每一款群发软件在设计时发送参数都略有不同，所以不是每一款群发软件都能发送邮件到任何一个邮箱。 如：一款群发软件可发送邮件至21cn.com、sohu.com、263.net等，但却不能够发送邮件至sina.com、etang.com。而另一款群发软件却可发送邮件至sina.com、263.net、etang.com、sohu.com等，但它不能发送邮件至21cn.com。这种情况在免SMTP群发软件中尤为突出。 因此，要尽可能全面的群发邮件到不同的邮箱，群发邮件前最好先申请多个免费邮箱，并用多款群发软件进行相应的发送测试，根据测试结果再选择不同的群发软件有针对性的对不同的邮箱群发邮件。
六、群发软件中的发送线程是指同时可并发邮件数，可以这样理解：当发送线程设置为100时，相当于用100 台电脑同时发送邮件。发送线程数越大，发送速度肯定就越快。 虽然很多群发软件可设置数百甚至上千个发送线程，但使用时必须根据你的上网带宽进行设置，如设置数过大，超过你的上网数据传输能力，电脑将会提示错误、蓝屏或死机。 一般情况下，56K 拨号上网一般不能超过20个发送线程，ISDN不能超过50个发送线程，ASDL根据分配带宽可设置为100 个甚至更多的发送线程。 当然，要设置数量较多的线程发送邮件，除满足以上条件后，你的电脑配置还必需提高，要设置100 个以上的发送线程时，电脑配置至少应为P2以上。 但也不能盲目加大发送线程，有的服务器会限制同一时间来自同一个IP地址的线程访问数量，如果超过服务器规定的线程数，即使连接到了服务器，但服务器也不会有响应，当然也不会发送出邮件。
七、您所发信的内容不要有一行很长的文字，请适当的加一些回车换行。
八、什么是DNS 服务器 ：人们习惯记忆域名，但机器间互相只认IP地址，域名与IP地址之间是一一对应的，它们之间的转换工作称为域名解析，域名解析需要由专门的域名解析服务器来完成，域名解析服务器即是 DNS 服务器。 DNS在很多群发软件中的作用是寻找接收邮件的服务器，如果您的机器是直接连上 Internet 的，很多群发软件会自动寻找，即使不是，软件中一般也附带了几个 DNS 服务器，您可以不对此作任何设置。如使用的是不能自动寻找而软件中也没有附带DNS服务器地址的群发软件，可向当地Internet服务提供者询问。
九、最好不要设置太多的线程数量，虽然很多群发软件最大可以达到1000个线程。除非您认为您的机子速度足够快、内存足够大、上网带宽足够宽！
十、有些群发软件具有XP显示界面，对于内存不大，处理速度教慢的机子，最好不要使用默认的XP界面，此界面的重画会占用一定的内存和计算机时间。请在“系统设置”中，将“使用XP界面”复选框的勾去掉。
十一：尽量使用本机使用的DNS，而不要直接选用下拉列表中列出的选项。如果使用“自动获取”无法正常获得本机上网所用的DNS，请使用upcoming /All 命令来看。此外，最好设置同时使用多个DNS，每个DNS的IP地址请用空格隔开。
十二：最好填上本机域名，如果您的机子没有，那么最好模拟一个吧，格式是：xxx.com或xxx.net等。因为有的邮件服务器在接收邮件时，对于没有域名的服务器发出的邮件会拒收的。
十三：对具有分组功能的群发软件（如极星），建立分组时，应该注意，建立的每个分组中包含的邮箱最好不要超过8000个，大于这个数字的分组，最好使用自动分割功能将它分割成多个分组。
十四：应能够熟练掌握模板，它能为你节约不少时间。此外，如果您编辑的是HTML邮件或者在邮件中使用了“替换符号”的话，最好使用菜单中的“预览”功能看一下您发出邮件的效果。
十五：比如在发送@163.com时，如果你填写的发件人邮箱（也就是你自己的邮箱）如果是某些知名邮箱的后缀（例如@163.net,@sina.com等等我们常用的），就会发送失败，出现553的错误。这是为什么呢？因为@163.com邮件服务器比较特殊，会判断邮件是否真的从发件人邮件服务器发出的。例如，如果你填写的发件人邮箱是x@263.net，它会根据你的邮件头中的IP来判断你这封邮件是不是真的来自263.net的邮件服务器，由于263.net邮件服务器是固定IP的，因此很容易发现IP和真正的邮件服务器是不符的，因此就会返回553错误，也就是认证错误！那么该如何解决呢？？其实很容易，你只要在填写发件人邮箱时，不是我们常用的邮箱就可以了，例如随便填写一个x@iloveu.com之类的，就可以轻易混过关了。 在群发很多邮箱时如不能正常发出都可以采用以上方法！

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